Wirkt sich die GDPR auf Cold Emailing aus?

Darunter versteht man das unaufgeforderte Versenden von E-Mails an Kunden oder potenzielle Kunden.

Es ist ein nützliches Instrument, um Personen zu kontaktieren, die Ihr Unternehmen noch nicht kennen, und um eine Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen, die dabei hilft, Leads zu generieren und Verkäufe anzukurbeln.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie Cold Emails nicht dazu verwenden, um direkt an unbekannte Interessenten zu verkaufen. Stattdessen nutzen Sie sie, um mit ihnen in Kontakt zu treten und sie anzusprechen.

Da man sich gut überlegt, an wen man sie schickt, sind Cold-E-Mails kein Spam, d. h. Junk-E-Mails, die massenhaft verschickt werden, ohne an den Empfänger zu denken.

Wenn sie jedoch nicht ordnungsgemäß versendet werden, verstoßen sie gegen die Nutzungsbedingungen der meisten E-Mail-Marketingplattformen - und wenn sie wie Spam aussehen, sind sie kaum effektiv.

Um dies zu verhindern, sollten Sie darauf achten, dass das Thema Ihrer Kaltakquise-E-Mails leicht zu erkennen ist und dass sie auf die Interessen des jeweiligen Empfängers zugeschnitten sind. Es sollte auch klar sein, wer die E-Mail verschickt hat, und die Adresse Ihres Unternehmens sollte irgendwo sichtbar sein.

Im Gegensatz zu anderen Datenschutzgesetzen regelt die DSGVO nicht speziell die unerbetene Kommunikation. Ihr Schwerpunkt liegt vielmehr auf dem Schutz der Rechte der in der EU ansässigen Personen an ihren personenbezogenen Daten.

Daher bleibt Cold E-Mailing völlig legal.

Allerdings gilt eine E-Mail-Adresse im Rahmen der DSGVO als personenbezogene Daten, was bedeutet, dass die Art und Weise, wie Sie diese Informationen verwenden, den EU-Datenschutzbestimmungen entsprechen muss.

Unerwünschte E-Mails können von den Datenschutzbehörden mit hohen Geldstrafen belegt werden - bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes Ihres Unternehmens aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr.

Wenn Sie einige Verfahren befolgen, können Sie dennoch unaufgeforderte E-Mails in einer Weise versenden, die den GDPR-Rechtsrahmen respektiert:

Wenn Datenschutzbeauftragte in Ihrem Büro auftauchen, müssen Sie in der Lage sein zu erklären, wie Sie die E-Mail-Adresse eines potenziellen Kunden überhaupt gefunden haben.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie über Ihre Website automatisch E-Mail-Adressen ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen sammeln oder sie in großen Mengen kaufen konnten, wie es manche Leute früher taten.

Die DSGVO fördert das zustimmungsbasierte Marketing, was bedeutet, dass die Zustimmung jetzt entscheidend ist.

Die DSGVO verlangt, dass Sie eine rechtliche Grundlage für die Kontaktaufnahme mit Personen haben.

Die Einwilligung ist eine akzeptable Rechtsgrundlage, aber wenn Sie diese nicht haben - und das ist beim Kaltmarketing nicht der Fall -, dann müssen Sie sicher sein, dass die Person, die Sie kontaktieren, von dem Produkt oder der Dienstleistung Ihres Unternehmens profitieren wird.

Wenn Sie also E-Mails an Personen schicken, die wahrscheinlich nichts von Ihnen kaufen werden - ein häufiges Problem bei nicht personalisierten E-Mail-Kampagnen -, dann verstoßen Sie höchstwahrscheinlich gegen die GDPR-Vorschriften.

Und wenn Sie E-Mails an Fachleute senden, können Sie nicht einfach irgendeine alte Firmenadresse verwenden - wenn Sie beispielsweise Marketing-Software verkaufen, muss die Kaltakquise-E-Mail an den Marketingleiter des Unternehmens gehen und nicht an das info@-E-Mail-Konto des Unternehmens.

Entscheidend ist, dass diese Rechtsgrundlage irgendwo in der Werbe-E-Mail enthalten sein muss, indem Sie kurz erklären, warum Sie den Kontakt aufnehmen.

Die DSGVO verlangt, dass die betroffenen Personen über alles informiert werden, was mit ihren persönlichen Daten zu tun hat.

Daher müssen Sie in jede Kaltakquise-E-Mail einen Haftungsausschluss aufnehmen, der die Interessenten darüber informiert:

• welche personenbezogenen Daten Sie sammeln - und dieser Begriff ist weiter gefasst, als Sie denken
• wie Sie ihre persönlichen Daten speichern werden
• was Sie mit den personenbezogenen Daten tun werden
• wie der Interessent seine personenbezogenen Daten bearbeiten, übertragen oder löschen kann.

Außerdem sollten Sie aufzeichnen, wie und warum Sie personenbezogene Daten erhoben haben und was Sie damit gemacht haben - denken Sie daran, dass die Dokumentation eine wichtige langfristige Verpflichtung im Rahmen der DSGVO darstellt.

Die GDPR verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt nötig aufbewahren.

Bei Kaltakquise-E-Mails sollten Sie personenbezogene Daten (z. B. die E-Mail-Adresse), die Ihr Unternehmen gespeichert hat, nach einem Monat löschen, wenn die Person Ihnen nicht geantwortet hat, und sie auch in Zukunft nicht mit weiteren E-Mails bombardieren.

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass Personen sich leicht aus E-Mail-Listen austragen können. Das bedeutet, dass jede Kaltakquise-E-Mail einen automatischen Abmeldelink in der Fußzeile enthalten sollte.

Und wenn das geschehen ist, müssen Sie sicherstellen, dass auch alle persönlichen Daten gelöscht werden.

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Wie Sie sehen, hat die GDPR echte Auswirkungen auf unaufgeforderte E-Mail-Kampagnen, und es ist nun eine Straftat, diese auf eine Art und Weise durchzuführen, die die europäische Datenschutzgesetzgebung nicht respektiert - selbst wenn Sie diese E-Mail-Adressen gesammelt haben, bevor das Gesetz im Mai 2018 in Kraft getreten ist.

Es ist jedoch legal, aber die Einhaltung der DSGVO bedeutet, dass sich Ihre Datenbank mit potenziellen Kunden zweifellos erheblich verringern wird. Das ist jedoch keine schlechte Sache, denn Ihnen bleibt nur die Körner und nicht die Spreu - d. h. die Interessenten, die am ehesten bei Ihnen kaufen würden.

Und wenn diese Interessenten auf Ihre E-Mails antworten, müssen Sie von ihnen Opt-Ins einholen und diese Zustimmung in einer sicheren Datenbank aufzeichnen, um die Einhaltung der GDPR zu gewährleisten.